5 Tipps & Tricks zur Planung & (Selbst)Organisation
Persönlich plane ich sehr gerne. Eigentlich alles. Am Anfang eines neuen Jahres ist für mich die perfekte Gelegenheit meinen derzeitigen Planungszustand zu kontrollieren und zu überdenken – auch eventuell um neue Pläne zu schmieden. Wichtig ist natürlich bei allem zu bedenken, dass es Situationen geben kann, wo man vom Plan abweichen muss. Ich glaube aber, dass die richtige Planung das Leben signifikant vereinfachen kann. Daher verrate ich meine 5 Tipps & Tricks zur Planung & (Selbst)Organisation im folgenden Beitrag.
Tipp 1: Die richtige Planungsart finden
Für mich ist es am wichtigsten, die richtige Planungsart zu finden. Dies kann digital oder analog sein. Für eine digitale Alternative spricht die jederzeitige Zugriffsmöglichkeit oder auch die Chance bspw. Links einzufügen. Analoge Planer bieten die Möglichkeit leichter Notizen oder sonstige Zettel hinzuzufügen. Was einem am meisten zusagt, kann man am besten für sich selbst herausfinden.
Ich habe eine Art „doppelte Buchführung“: Sehr wichtige Termine und wichtige Links zu Calls habe ich in meinem digitalen Kalender. Allerdings stehen diese auch nochmal zusammen mit meinen alltäglichen To Do’s oder langfristigen Zielen in meinem analogen Kalender. In einer gewissen Weise steht in diesem Kalender mein ganzes Leben und ich nehme ihn überall mit hin.
Ich liebe es einfach zu Terminen und Aufgaben Anmerkungen, Hinweise oder To Do’s hinzuzufügen, Listen zu führen und Gedanken zu sammeln, die ich irgendwann zu sortieren bzw. abarbeiten muss. Und das ganze bitte noch ansprechend und gesammelt an einem Ort, damit ich nicht lange suchen muss. Für mich passt dieser Kalender daher perfekt.
Tipp 2: Realistisch planen
Wenn man sein richtiges Planungsmedium gefunden hat, ist es das Wichtigste, dass man lernt realistisch seine Zeit zu planen. Nichts ist schließlich deprimierender als wenn man eigene Vorgaben nicht schafft.
Daher darf man sich nicht zu verplanen und muss lernen diese zwischenzeitlich anzupassen. Dies gilt vor allem, da man selbst nicht jeden Tag gleich fit/effizient/produktiv ist. Und das ist auch vollkommen normal. Jeder hat mal gute und mal schlechte Tage. Die eigene Stimmung, Nachrichten und externe Ereignisse können den eigenen Plan belasten. Das wichtige ist: Immer locker bleiben. Persönlich bin ich daher kein Fan davon, mir genaue Zeitfenster zu setzen, aber man muss sich dennoch bewusst machen, wie viel Zeit man zur Verfügung hat und was man alles schaffen möchte/muss.
Ich verfolge dabei die sog. 5 Minuten-Strategie: Alles, was nicht länger (und wirklich nicht länger!) als 5 Minuten dauert, erledige ich sofort bzw. ich probiere es. Andernfalls bleiben zu viele kleine Aufgaben liegen, die sich dann zu schnell läppern und plötzlich einen enormen Batzen an Zeit benötigen.
Tipp 3: Abweichungen akzeptieren & Review
Keine (Selbst)Organisation ist perfekt. Es treten immer mal spontane Änderungen auf. Auf diese muss man lernen zu reagieren. Dabei gilt vor allem das richtige Zeitmanagement zu entwickelt, um so ein Maximum an Selbstbestimmung zu erreichen. So kann man sich auf die einzelnen Dinge bestmöglich selbst kontrollieren und sich auf diese konzentrieren.
Eine Review, also eine Durchsicht meiner vergangenen Tage und Wochen, finde ich daher immer sehr aufschlussreich. Dabei schaue ich mir an, wie lange ich genau für eine bestimmte Tätigkeit gebraucht habe. Also brauchte ich die tatsächlich eingeplante Zeit oder doch mehr oder weniger? Um ein realistisches Zeitmanagement zu erreichen, darf man die Vergangenheit nie aus dem Blick verlieren. Schließlich kann man daraus einiges für die künftige Planung lernen.
Tipp 4: Prioritäten setzen
Aufgaben priorisieren zu können ist eine wichtige Eigenschaft. Erkennen, welche Aufgabe besonders wichtig oder dringend ist, muss manchmal erst gelernt werden. Ich priorisiere gern auf einem Zettel und teile die Aufgaben dabei in 3 Bereiche ein. Dabei stehen ganz oben die Aufgaben, welche am besten sofort und in jedem Fall heute erledigt werden müssen. Je weiter unten die Aufgaben stehen, desto weniger relevant sind diese für den betreffenden Tag. Dies hilft mir meinen Zettel von oben nach unten ab zu arbeiten. Wenn ich merke, dass ich nicht so gut drauf oder konzentriert bin, dann habe ich so ein gutes Gefühl dafür, was ich aufjedenfall schaffen muss und was ich auch auf den nächsten Tag legen könnte.
Tipp 5: Finde deinen eigenen Rythmus
Wie oft man und welche Dinge plant, also ob täglich, wöchentlich etc., ist für jeden unterschiedlich. Das gilt auch für die jeweilige Art der zu planenden Tätigkeit. Persönliche versuche ich Dinge je weiter weg diese sich noch befinden nur grob zu planen. Je näher diese dann rücken, umso mehr versuche ich diese dann zu präzisieren. Oft habe ich gemerkt, dass sich sonst noch zu viele Unsicherheitsfaktoren entwickeln, die die Planung ggf. vollständig über den Haufen werfen. Sei es neuer Prüfungsstoff in der Uni, kurzfristige, dringende Projekte auf der Arbeit oder Ereignisse in der Gesellschaft, wie Corona.
